Mitarbeiter finden

Einarbeitung

Aller Anfang muss nicht schwer sein

Ob als neue Fachkraft oder Auszubildender: In den ersten Tagen im neuen Betrieb ist so manche Schwierigkeit zu überwinden. Dazu gehört es auch, Abläufe zu erläutern, die für einen Außenstehenden nicht gleich erkennbar und nachvollziehbar sind. Das vermittelt das Gefühl, als Teil des Teams willkommen zu sein. Mit einer durchdachten Einarbeitung kann der Neue vom ersten Tag an sein Potenzial einbringen und das Team tatsächlich verstärken.

Haben sich die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter erfüllt?

Als Chef eines Betriebs sollte man noch vor Ablauf der gesetzlichen Probezeit prüfen, wie sich der Neue in der Einarbeitungszeit bewährt hat. Hat er sich so eingebracht, wie erhofft? Oder braucht er vielleicht noch etwas Förderung? Wenn abzusehen ist, dass der neue Mitarbeiter auch durch Unterstützung nicht die in ihn gesetzten Erwartungen erfüllen kann, ist es besser, sich noch während der Probezeit von ihm zu trennen. Eine spätere Kündigung kann schwierig und teuer werden.

Einarbeitung sichtbar beenden

Schon vor dem ersten Arbeitstag weiß der neue Mitarbeiter, welcher Zeitraum als Einarbeitungszeit vorgesehen ist. Am Ende dieser Zeit sollte er eine abschließende formelle Rückmeldung darüber erhalten, wie er im Betrieb eingeschätzt wird und wie ihn seine neuen Kollegen erleben. Eine aufrichtige und wohlwollende Kritik, die Positives wie Negatives offen anspricht, hilft ihm dabei, sich noch besser in den Betrieb einzufügen.

Das Ende der Probezeit ist eine gute Gelegenheit, um den Angekommenen noch einmal für alle sichtbar im Betrieb willkommen zu heißen.

Willkommen heißen

Kontakt halten bis zum ersten Arbeitstag

Meist vergehen einige Tage oder Wochen zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. In dieser Zeit sollte der Betrieb den Kontakt aufrecht halten und ihn über aktuelle Vorgänge im Betrieb informieren. Falls der neue Mitarbeiter in dieser Zeit Geburtstag hat, ist es eine sympathische Geste, ihm per Anruf, E-Mail oder Glückwunschkarte zu gratulieren. Verschicken Sie Weihnachtsgrüße oder laden den neuen Mitarbeiter zu sozialen Netzwerken ein.

Manchmal ist schon vorneweg klar, dass es am ersten Arbeitstag hektisch zugehen wird. Der Inhaber kann jedoch den Neuen einladen, den Betrieb und die künftigen Kollegen Wochen vorher in einer ruhigen Stunde kennenzulernen. Bei diesem Anlass lassen sich offene Fragen beantworten. Und die natürliche Unsicherheit, die sich am ersten Arbeitstag einstellt, wird vertrieben.

Eine Willkommensmappe erleichtert die Vorbereitung

Wer den Start optimal einläuten will, schickt etwa zwei Wochen vor Arbeitsantritt eine kleine Willkommensmappe oder einen Schnellhefter mit Informationen über den Betrieb, die Kunden und die Aufträge. Damit ist der neue Mitarbeiter gut vorbereitet auf das, was ihn am ersten Arbeitstag erwartet.

Dabei gilt: weniger ist mehr. Die Willkommensmappe sollte eine kurze persönliche Begrüßung vom Chef oder Meister enthalten. Das vermittelt Wertschätzung. Ein paar Angaben, was den Mitarbeiter an seinem ersten Tag im Betrieb erwartet, nimmt die Nervosität. Falls der Betrieb über keinen eigenen Internetauftritt verfügt, hilft eine Unternehmensbroschüre weiter, die sonst Kunden überreicht bekommen.

Was gehört sonst noch in die Willkommensmappe?

Das könnten Inhalte Ihrer Willkommensmappe sein:

Begrüßungsschreiben der Geschäftsführung
Informationen zum Unternehmen (Produkte, Dienstleistungen, Organigramm, Leitbild, Mitarbeiterzahl etc.)
wichtige Ansprechpartner, ggf. Kurzportraits von Mitarbeitenden
Kontaktdaten des Paten
Kontaktdaten des Betriebsrates, der Behindertenvertretung, der Gleichstellungsbeauftragten, der Integrationsbeauftragten u. Ä.
Telefonverzeichnis, E-Mail-Adressen
Termine (z. B. Mitarbeitergespräch, Betriebsausflug und sonstige Festivitäten, betriebsärztliche Untersuchungen)
Arbeitsabläufe
Arbeits- und Pausenzeitregelungen
ggf. Tarifvertrag
wichtige Betriebsvereinbarungen
Informationen zur Arbeitssicherheit
Parkplatzregelungen / Informationen zum öffentlichen Nahverkehr
Essensmöglichkeiten
Stadtplan
Zahlen, Fakten und Daten zur Region
Anregungen zu Kultur- und Freizeitaktivitäten
Adressen und Öffnungszeiten von Ärzten, Behörden, Kitas und Schulen
kleine Geschenke: Kugelschreiber, Block, Gutscheine etc.
ergänzende Anregungen (Anschrift Berufsschule, Informationen zur Erledigung der Behörden und Verwaltungsformalitäten, Feiertage, etc.)

Ergänzen Sie Ihre Informationen mit Angeboten für ausgewählte Fachkräftegruppen, etwa:

eine Fachkraft der Generation 50plus
eine Fachkraft mit Migrationshintergrund
eine Fachkraft aus dem Ausland
eine Fachkraft mit Behinderung
eine arbeitslose Fachkraft
oder ein junger Mensch, der seine erste Ausbildungsstelle antritt
Von einer Willkommensmappe profitiert nicht nur die neue Fachkraft, sondern auch der gesamte Betrieb. Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten Zugriff auf die Dokumente haben. Wesentliche Informationen (E-Mail-Verteilerlisten etc.) können Sie auch auf einem USB-Stick, in einem Ordner auf dem Server oder im Intranet speichern. Dies erleichtert die Übersicht und spart Druckkosten.

Kontakt vor dem ersten Arbeitstag

Einen Tag vor Arbeitsantritt sollte der neue Mitarbeiter durch einen Anruf oder eine E-Mail darüber informiert werden, wann und wo er genau erwartet wird. Falls er mit dem Auto zur Arbeit kommt, ist ein Hinweis auf Parkmöglichkeiten sinnvoll. All das mindert die natürliche Unsicherheit. Auch erfahrene Mitarbeiter sind am ersten Arbeitstag ein wenig aufgeregt.

Vor dem ersten Arbeitstag

Bevor der neue Mitarbeiter anfängt, sollten Sie die folgenden Punkte erledigt haben:

Arbeitsplatz und Einarbeitung vorbereiten: Der künftige Arbeitsplatz muss mit allen erforderlichen und funktionstüchtigen Arbeitsmitteln eingerichtet werden. Keinesfalls sollte das dem neuen Mitarbeiter selbst überlassen werden. Sofern es im Betrieb Arbeits- oder Schutzkleidung mit Namensschildern gibt, sollten diese ebenfalls bereitstehen – am besten im für ihn reservierten Spind in der Umkleide.
Die bisherigen Mitarbeiter informieren.
Klären, wer sich um die Einarbeitung kümmert und
einen passgenauen Einarbeitungsplan erstellen.
Erfahrene Mitarbeiter als Paten einsetzen, Aufgaben und Zeiträume absprechen.
Wertschätzende Arbeitsatmosphäre schaffen, indem man die folgenden Fragen beantwortet: Welche Kompetenzen benötigt die zukünftige Fachkraft, damit sie die Arbeitsaufgaben bewältigen kann? Welche Informationen benötigen das Team und die zuständige Führungskraft, damit es bei der Einarbeitung und Integration unterstützen kann?
Laden Sie das Team und die neue Fachkraft vor dem ersten Arbeitstag zu einem Begrüßungs- und Orientierungstreffen ein.

Der erste Arbeitstag

Der erste Tag für den neuen Mitarbeiter ist gekommen und nichts ist vorbereitet. Kein eigener Schreibtisch, keine Informationen, niemand, der sich zuständig fühlt. Verhindern Sie einen solchen Empfang und machen Sie einen Plan für den Start des neuen Mitarbeiters. So könnte Ihr Ablaufplan aussehen:

Begrüßungsgespräch mit der Führungskraft: Der Chef sollte den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag persönlich begrüßen und durch den Betrieb führen. Dabei lernt er neben den Kollegen gleich die Örtlichkeiten kennen.
Vorstellung des Teams
Vorstellung des Paten
Vorstellung des Betriebsrates
Rundgang durch den Arbeitsbereich
Erklärungen zum Arbeitsplatz und Einführung in die betrieblichen Sicherheitsvorschriften
Einführung in ungeschriebene Regeln: Einarbeitungsplan, Zuständigkeiten, Arbeitsaufteilung und gewünschte Arbeitsweise im Betrieb ansprechen.
Formalitäten wie Mitarbeiterausweis, Zugangscodes und Schlüssel zum Betriebsgelände klären.
Übergabe von Arbeitskleidung, Schutzausrüstung und Werkzeugen
Einarbeitung in eine erste Aufgabe
Kurze Rückmeldung zum ersten Tag: Am nächsten Morgen sollten sich der Chef oder der Pate freundlich erkundigen, wie der erste Tag war und welche Fragen gegebenenfalls noch offen sind.

Nichts vergessen? – Checkliste abhaken

Diese Checkliste hilft, die wichtigsten Punkte bei der Einführung eines neuen Mitarbeiters nicht aus den Augen zu verlieren. Um sicherzugehen, dass nichts vergessen wird, empfiehlt es sich, diese Checkliste gegebenenfalls dem eigenen Betrieb anzupassen.

Nach dem ersten Arbeitstag

Dranbleiben und unterstützen

Nach dem ersten Tag im Betrieb beginnt die Einarbeitung. Weil Fachkräfte heute vielerorts Mangelware sind, sollte diese Phase bewusst abwechslungsreich und in positiver Grundstimmung gestaltet werden. Schließlich soll auch der Mitarbeiter das Gefühl haben, die richtige Wahl getroffen zu haben.

Regelmäßige Gespräche zwischen Chef und neuem Mitarbeiter – anfangs häufiger, später seltener, stets verbunden mit dem Hinweis auf die offene Tür des Chefs – lassen beide Seiten wissen, woran sie sind. Falls Unterstützung erforderlich ist, kann diese schnell organisiert werden.

Die ersten Wochen bis zum Abschluss der Einarbeitung

Sorgen Sie für einen planungsvollen Start des neuen Mitarbeiters. Folgen Sie einem Einarbeitungsplan:

ein Einarbeitungsplan integriert die neue Fachkraft im fachlichen und sozialen Bereich
der Mitarbeiter wird schrittweise in seine Aufgabe eingeführt
das Risiko der vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird verringert

Wem soll er über die Schulter schauen? Was soll er in den ersten zwei Wochen erleben? Wen treffen? Welche Verantwortungen übernehmen? So bereiten Sie Ihren neuen Mitarbeiter perfekt auf die nächste Zeit vor und geben ihm mit der langsamen, nachhaltigen Einführung alles mit auf den Weg, was er später brauchen wird.

Erste Erfolgserlebnisse schaffen

Nach einer gewissen Einarbeitungszeit kann man den neuen Mitarbeiter mit anspruchsvolleren oder fachlich komplexeren Aufgaben betrauen. Sie müssen natürlich seinem Ausbildungs- und Erfahrungsniveau entsprechen. So kann er seine Fähigkeiten und Fertigkeiten unter Beweis stellen.

Für den Chef eines Handwerksbetriebs ist es wichtig, schon während der Einarbeitungs- und Probezeit ein genaues Bild von der Leistungsmotivation, der Eigenverantwortlichkeit und den praktischen Fertigkeiten seines neuen Mitarbeiters zu erhalten. Dazu tragen regelmäßige Gespräche über die Fortschritte und Eindrücke während der Einarbeitung bei.

Neue Mitarbeiter als Chance für Verbesserungen

Am Ende der Probephase ist es noch einmal an der Zeit, etwas ausführlicher mit dem neuen Mitarbeiter zu sprechen und ihm zum Beispiel folgenden Fragen zu stellen:

Was haben Sie während der Einarbeitung erlebt?
Was ist Ihnen – auch im Rückblick auf seine früheren Tätigkeiten – im Betrieb aufgefallen?
Haben Sie Vorstellungen, Ideen und konstruktive Kritik, die aufgegriffen werden können?

Kritische Fragen und Verbesserungsvorschläge neuer Mitarbeiter können sinnvolle Innovationen im Betrieb nach sich ziehen.

Wenn schon trennen, dann in der Probezeit

Auch der sorgfältigste Auswahlprozess und die bestmögliche Einarbeitung können nicht garantieren, dass ein neuer Mitarbeiter die in ihn gesetzten Erwartungen erfüllt. Innerhalb der gesetzlichen und vertraglichen Probezeit ist eine Trennung einfach und ohne große Hürden möglich. Für den Betrieb ist es – auch wenn es mitunter menschlich schwerfallen mag – die bessere Entscheidung.