Ein entscheidender Baustein der nachhaltigen Unternehmensführung ist das strukturierte Wissensmanagement. Der zukunftsorientierte Umgang mit Wissen hat gerade im Handwerk, das traditionell Wissen und Erfahrung weitergibt und weiterentwickelt, einen hohen Stellenwert. Das im Unternehmen vorhandene Wissen ist ein wertvolles Gut. Die systematische Organisation des vorhandenen Wissens trägt zur Weiterentwicklung und wirtschaftlichen Stabilität eines Unternehmens bei. Ein strukturierter Umgang mit Wissen hilft bei der Sicherung dieses Guts und beugt einem Wegfall von Wissen vor, wenn einzelne Personen ausscheiden.
Eine besondere Situation tritt ein, wenn Entscheidungsträger oder gar geschäftsführende Personen ausfallen. Fällt der Unternehmer oder die Unternehmerin aus kann man durchaus von einem Notfall sprechen.
Was tun im Notfall? – Die Notfallakte
Auf einmal tritt der Fall ein, den man sich nicht wünscht. Die geschäftsführende Person ist plötzlich nicht mehr in der Lage wichtige Entscheidungen zu treffen und unternehmensspezifische Aufgabe zu erledigen. Wer ist handlungsbefugt? Welche Entscheidungen sind zu treffen? Wie sehen die Vermögensverhältnisse aus? Fragen dieser Art und viele weitere gilt es rechtzeitig zu klären. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass im Vorfeld eine Notallakte für den Ernstfall erstellt wurde. Diese Notfallakte sollte grundsätzlich an einem sicheren, den betroffenen Personen bekannten Ort aufbewahrt werden. Zusätzlich kann die Notfallakte bei einer Person Ihres Vertrauens (zwecks Vermeidung Missbrauchs Dritter) in Verwahrung gegeben werden. Mindestens einmal im Jahr sollte die Notfallakte aktualisiert werden.
Hier besteht Regelungsbedarf:
- Wer kann und soll Sie im Ernstfall vertreten?
- Wer soll über die Konten der Firma verfügen dürfen?
- Gibt es mit Ihren Kunden ungeschriebene Sondervereinbarungen?
- Enthält die GmbH-Satzung Regelungen über die Nachfolge des Gesellschaftsanteils und die Vertretungsmöglichkeiten und sind eventuelle testamentarische Regelungen darauf abgestimmt?
- Wer soll Nachfolger werden?
Vorgehen zur Erstellung einer Notfallakte
- Wer übernimmt welche Aufgaben im Notfall?
- Wer ist für welche Abläufe verantwortlich?
- Vorbereitungsmaßnahmen
- Aufbewahrungsorte wichtiger Unterlagen
Sinnvoll ist die Erstellung eines Notfallordners
Darin bewahren Sie mehrere Kopien Ihrer Notfallakte nebst Anlagen auf. Ihre nahen Familienangehörigen – vor allem Ihr Ehepartner und ab einem bestimmten Alter auch Ihre Kinder müssen wissen, wo Sie Ihren Notfallordner aufbewahren.
Inhalt des Notfallordners:
- Mehrere Exemplare Ihrer Notfallakte, damit jeder der Beteiligten im Ernstfall ein Exemplar bekommen kann.
- Gesellschaftsvertrag mit allen bisherigen Gesellschaftsbeschlüssen.
- Geschäftsführervertrag (enthält Regelungen zur Entgeltfortzahlung für den Krankheitsfall bzw. befristete Weiterzahlung nach dem Tod zu Gunsten der Witwe bzw. Halbwaisen).
- Eine Aufstellung aller Grundstücke mit Grundstücksbezeichnungen, Lage, Gemarkung, Quadratmeter und Verkehrswert. Daneben sollten die auf den Grundstücken eventuell lastenden Reallasten sowie Dienstbarkeiten, Nießbrauch, Mieten und Pachten, usw. aufgelistet werden.
- Eine Aufstellung mit dem Kapitalvermögen, gegliedert nach Anlageart (Festgeld/Wertpapiere/usw..,) Kapitalanlagestelle, Euro-Nennwert/ -Kurswert und Aufbewahrungsort der Unterlagen.
- Eine Aufstellung sowie Kopien über erteilte Vollmachten und Angaben über die Vollmachtsart, den oder die Bevollmächtigten, mögliche zeitliche Grenzen der Vollmachten (Beginn und Ende) sowie den Aufbewahrungsort der Unterlagen.
- Eine Aufstellung über eventuell vorhandene Leasingobjekte mit dem Leasinggeber, Laufzeit, Leasingraten, Restkaufpreis, Verlängerungsoptionen und Aufbewahrungsort dieser Unterlagen.
- Eine detaillierte Aufstellung über Verbindlichkeiten mit Angaben über Kreditgeber, Kreditarten, Kreditsummen, Sicherheiten und Mithaftern. (Kopie Kreditverträge).
- Aufstellung aller Bankverbindungen.
- Aktueller Jahresabschluss.
- Eine Auflistung aller Verträge von A-Z: (z.B.: Arbeits- und Mietverträge Geschäftsraum, Lagerhalle, Lieferverträge, Bezugsverträge) und Aufbewahrungsort dieser Unterlagen.
- Einen „Vertretungsplan“, d. h. Angaben über Vertretene, Vertreter, Vollmachten der Vertreter, (inkl. Beschreibungen des Umfanges) und auch hier der Aufbewahrungsort der Unterlagen.
- Eine Aufstellung über verliehene Gegenstände mit Angaben über den Gegenstand, Entleiher, Leiher, Verwendungszweck, Mietpreis und Rückgabetermin.
- Eine Abschrift (nicht Kopie) des Testaments oder des Erbvertrages mit Angaben über das Erstellungsdatum, Daten der Änderungen, Einsichtsberechtigung und Aufbewahrungsort des Originaltestaments. Die Hinterlegung beim Notar wird dringend empfohlen.
- Kopie des Ehevertrages.
- Eine Liste über die bestehenden Versicherungen mit Angaben über Versicherer, Vertreteradresse, Versicherungsart, Versicherungssummen, Versicherungsnummern und Aufbewahrungsort der Unterlagen.
- Eine Liste über Mitgliedschaften i.w.S. (z.B. Vereine, Zeitschriftenabonnements etc.) mit Angaben von Korrespondenzadressen.
- Eine sog. „Schlüsselordnung“ mit Angaben über die Art des Schlüssels (Generalschlüssels usw.), die Schlüsselgewalt und den Aufbewahrungsort (Verzeichnis der Schlüssel zu Tresor, Geschäftsräumen, inkl. Ersatzschlüssel).
- Eine Checkliste für die Maßnahmen im Todesfall.
- Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern bei den Zulieferern, Kunden und Banken. Führen Sie Absprachen auf, die mit Ihren Kunden nur mündlich vereinbart wurden. Listen Sie ebenfalls die Sonderkonditionen (Skonti, Rabatte, Gewährleistungs-absprachen, Garantien, Ratenzahlungen) bei den Hauptlieferanten auf.
- Liste mit den Adressen wichtiger Berater.
- Hinterlegen Sie alle relevanten Kennwörter/Passwörter (Passwörter für PC, wichtige Dateien, Mobilfunk-Codes, Bankschließfächer, Konten und PIN- Nummern) an einem speziellen Ort und nennen Sie hier den Aufbewahrungsort der Liste.
- Liste aller Patente und Lizenzen.
- Ihre privaten Überlegungen im Hinblick auf die Zukunft des Unternehmens
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